هتعرف وتتنور

مفاهيم أساسية في نظم المعلومات

Advertisements
  • النظام (System) : – هو مجموعة من المكونات ذات علاقات متداخلة مع بعضها تعمل في ظل قيود معينة لتحقيق اهداف وفي سبيل ذلك تقبل مدخلات وتقوم بعمليات لانتاج مخرجات .
    • المدخلات : -هي مجموعة عناصر تم تجمعها لادخالها الي النظام ليقوم بتشغلها كابيانات .
    • العمليات التشغيلية :- تتضمن عملية تحويل المدخلات الي مخرجات مثل تحويل البيانات الي معلومات .
    • المخرجات :- هي عناصر التي ينتجها النظام مثل مخرجات نظم معلومات الناتجة من تشغيل البيانات .

 

  • نظام المعلومات : – هي مجموعة من المدخلات و العمليات و المخرجات بهدف تصنيف البيانات وتحويلها الي معلومات تهدف لخدمة المنظمة .
  • اهداف نظام المعلومات : معاونة الادارة في اداء وظائفها ولذلك تحدد كل منظمة اهداف نظام معلوماتها في ضوء انشتطها التي تمارسها وفي ضوء المستويات الادارية .
  • خصائص نظام المعلومات
  • البيانات هي مدخلات نظام المعلومات والمعلومات هي مخرجاتة والمعلومة تنتج تلبية احتياج الادارة
  • ايجاد معلومات متكاملة علي مستوي المنظمة
  • الاتصال بين الانظمة الفرعية ( مخرجات نظام تكون مدخلات نظام اخر )
  • مراعاة العلاقة بيت قيمة المعلومات وتكلفة الحصول عليها ( يجب ان تتناسب تكلفة المعلومات مع القيمة المتوقعة من استخدمها )
  • توقيت استخراج المعلومات : ( ان تقدم المعلومة في الوقت المناسب لمتخزي القرار سواء كانت دورية او في وقت معين خاص بموقف غير متكرر)
  • اتجاة النظام لخدمة احتياجات الادارة ( اي نظام معلومات يهدف لتلبية احتياجات الادارة من المعلومات مثل نظام الاجور و مرتبات )
  • الهيكل العام لأي نظام معلومات
  • دورة نظم المعلومات في الادارة ( هي خدمة الادارة للقيام بأعمالهم مثل مساعدة المدير في التخطيط و التنظيم و الرقابة و التوجية – و في المنشأة تقوم نظم المعلومات بتوفير المعلومات عن العاملين – التمويل – التسويق – الانتاج – المشتريات – المخزون – الحسابات   ) وتشترك نظم المعلومات
    • وظائف نظم المعلومات في الادارة : –
      • جمع البيانات ( وتصنفها )
      • تصنيف البيانات الي مجموعات متجانسة
      • تخزين البيانات و المعلومات لحين الحاجة اليها
      • معلجة البيانات وتحولها الي معلومات
      • توفير المعلومات في الوقت المناسب
      • تحديث البيانات ومنع التكرار
  • خصائص البيانات الجيدة

( عدم التحيز – ان يكون علاقة بالهدف الذى جمعت من اجلة – المصداقية لمصدر البيانات – الدقة و الوضوح – ان تقدم في الوقت المناسب ) .

  • معالجة البيانات : هي عمليات تجري علي البيانات لتحويلها الي معلومات
  • معالجة المعلومات : هي عمليات تجري علي المعلومات لتحويلها الي قرارات واجراءات للتنفيذ

العلاقة بين البيانات و المعلومات

 

  • تصنيف المعلومات
    • معلومات محددة (مثل عدد العاملين ) معلومات غير محددة ( مثل ارضاء العملاء ) لايمكن قياسها
    • معلومات رقابية ( وهي تبين مدي الانحراف عن الخطط الموضوعة – بيانات اخبارية مثل عدد اوامر الشراء
    • معلومات استراتيجية ( مثل معلومات اقتصادية عن المنافسة  و معلومات تشغيلية مثل عدد الوحدات المنتجة )
    • معلومات داخلية و خارجية
    • معلومات ادارية ومالية
    • معلومات دورية وغير دورية
    • معلومات رسمية ( وهي تجمع من مصادر رسمية ومعتمدة مثل تقارير الانتاج اليومي ) وغير رسمية ( مثل الاراء الشخصية و الراي العام )
  • مصادر المعلومات مصادر داخلية : تتمثل في الاشخاص و الادارات داخل المنظمة من العاملين او المديرين ومن امثلتها ( الاجور – عدد العاميلن – التكاليف )مصادر خارجية : تتمثل في العملاء الموردين المنافسين ومن امثلتها ( دخل الافراد – الدخل القومي – معدل التضخم )

 

  • المعلومات التي يحتاجها المدير ؟

يحدد احتياجات كل فرد في المنظمة طبقا للمستوي الاداري فالمستويات الادارية العليا تحتاج الي معلومات داخيلية موجزة وايضا خارجية مرتبطة بأنشطة المنظمة و المستوي الاداري الادني يحتاج الي معلومات داخيلية تفصيلية مرتبطة بالمعاملات اليومية

 

  • خصائص المعلومات الجيدة

( التوقيت – الوضوح – القابلية للقياس – الدقة – الملائمة – المرونة – الشمول – سهولة وسرعة الحصول علي المعلومة )

  • وظائف نظام المعلومات  :  وهي تنقسم الي خمس مهام رئيسية

( تجميع البيانات – معالجة البيانات – انتاج المعلومات – ادارة البيانات – رقابة وامن البيانات )

اولا جمع البيانات :- وهي جمع البيانات من مختلف المصادر ( داخلية – خارجية )

الانشطة التي تتضمنها وظيفة جمع البيانات

  1. تسجيل البيانات : اول خطوة بعد جمع البيانات هي تسجلها ومن وسائل تسجيل البيانات ( اوامر الشراء – طلبات البيع – الفواتير ) تسجيل البيانات علي الحاسب الالي مثل الاسطوانات وتسجلها بواسطة لوحة المفاتيح المباشرة .
  2. ترميز البيانات : يستخدم لجعل البيانات اكثر ملائمة للتشغيل وايضا لاختصار البيانات بأستخدام اكواد متفق عليها مما يؤدي لتوفير الوقت مثل الترميز الرقمي او الابجدي
  3. تصنيف البيانات : وهي تقسيم البيانات الي مجموعات متجانسة
  4. تنقية البيانات : وهي مراجعة البيانات والتأكد من صحتها وارتبطها بالموضوع الذي جمعت من اجلة
  5. تحويل البيانات : هي تحويل البيانات المكتوبة علي نماذج لدخولها الي النظام الالي تمهيد لاجراء عمليات التشغيل والحصول علي معلومات .

ثانيا معالجة البيانات : – بعد جمع البيانات تصبح جاهزة لعمليات التشغيل وتتكون من عدة انشطه منها

  1. فرز البيانات : وهي عملية ترتيب البيانات ( ابجدي – عمر )
  2. حساب البيانات : وهي اجراء العمليات الحسابية علي البيانات التي تم تجمعها مثل ( ضرب نسبة العمولة * المبيعات )
  3. تلخيص البيانات : وهي تركيز البيانات للوصول الي معلومات موجزة ملخصة في صورة اجماليات .

ثالثا انتاج المعلومات : ان الهدف الاساسى لنظام المعلومات هو انتاج المعلومات وتكون في صورة تقارير او روسمات بيانية او اي شكل اخر .

رابعا  ادارة البيانات : وتشمل الي ( تخزين البيانات – صيانة البيانات ” تحديث – تعديل – حذف ” – استرجاع البيانات )

خامسا رقابة وامن البيانات : يقصد بها حماية البيانات من التغير او السرقة او المسح ( مثل عمل كلمة مرور لحماية الملفات )

اظهر المزيد

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

زر الذهاب إلى الأعلى