دورة احترافية في قواعد البيانات اكسس تعلمها بسهولة الدرس الثاني

الدرس الاول

1- التعرف على خصائص الحقول

Validation Rule

يقصد بهذه الخاصية التحقق من صحة البيانات التي ادخلها المستخدم و يقصد بها أن يقوم المبرمج بكتابة شرط . فإذا التزم المستخدم بهذا الشرط سمحنا له باستكمال البيانات، و إذا لم يلتزم المستخدم بهذا الشرط تظهر له رسالة خطأ.

Validation Text

يقصد به نص يظهر للمستخدم حينما لا يلتزم المسـتخدم بشروط الـ Validation Rule.

مثال1

بفرض أن المرتبات يجب أن تكون اكبر من أو تساوي 400.

الخطوات:

1. نتحول إلى وضع الـ Design.
2. نقف على حق المرتب.
3. أمام خاصية Validation Rule نكتب الشرط و ليكن ” >= 400 “.و معناها لابد أن يكون المرتب اكبر من أو يساوي 400.
4. ثم أمام خاصية Validation Text نكتب عبارة ” يرجى التحقق من صحة البيانات “.
5. للتأكد نفتح قائمة View   Datasheet View.
6. بعد ذلك نحاول إدخال بيانات في الجدول و خاصة في حقل المرتب.

• عندما تظهر علامة القلم أمام السجل هذا معناه انه لم يتم حفظ السجل بعد.
  • لحذف ســـجل أو اكثــر  يتم عمل   Highlight     Right Click   Delete Record.

مثال2

بفرض أن المرتبات يجب أن تنحصر ما بين 400 ، 10000.

الخطوات:

1. يكتب الشرط ” between 400 and 10000 ” أمام Validation Rule.
2.  للتأكد نفتح قائمة View   Datasheet View.
3. بعد ذلك نحاول إدخال بيانات في الجدول و خاصة في حقل المرتب.

Default value

أي خاصية القيمة الافتراضية.ويقصد بها قيمة أو عبارة  تظهر دائماً للمستخدم، حيث يجوز للمستخدم أن يقبلها أو يجوز أن يرفضها.

مثال1

بفرض أن معظم من يعملون هذه الشركة داخل مدينة السادس من اكتو بر.

الخطوات:

1. نقف أمام حقل العنوان و نتأكد أن نوع هذا الحقل Text.
2. أمام عبارة Default Value نكتب عبارة ” السادس من اكتو بر “.
3. 3)   للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
4. يلاحظ ظهور عبارة ”  السادس من اكتو بر ” في حقل العنوان. حيث يمكن للمستخدم أن يوافق على هذه العبارة أو يمكن إلغاء هذه العبارة و تغييرها بعبارة أخرى ( عنوان آخر ).

مثال 2

بفرض أن معظم العاملين بالشركة سوف يأخذون القيمة ” Yes “.

الخطوات:

1. نقف على حقل ” نوع الموظف “.
2. ثم أمام خاصية Default Value نكتب ” Yes “.
3. للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
4. يلاحظ ظهور علامة ( صح ) أمام حقل “نوع الموظف”.وهذا معناه أن القيمة الافتراضية لهذا الحقل هو ” Yes “.

Caption

يقصد به اسم توضيحي يكون اكثر وضحاً للمستخدم. يسمح باختيار عنوان ليظهر في النماذج والتقارير والملصقات بدلاً من أسم الحقل.

مثال

بفرض أننا نريد كتابة ” Salary ” في Filed Name و كتابة ” المرتب الأساسي ” في خاصية Caption.

الخطوات:

1. نقف في حقل” المرتب الأساسي ” في وضع الـ Design View.
2. ثم نمسح هذه العبارة و نكتب ” Salary ” و هذا هو الاسم البرمجي الذي سوف يلتزم به المبرمج و يستخدمه في المعادلات.
3. في قسم خصائص الحقول Field Properties نكتب عبارة ” المرتب الأساسي ” أمام خاصية Caption.
4. للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
5. نلاحظ أن ” المرتب الأساسي ” ظهرت أمامي بدلاً من “Salary “.

Required

هذه الخاصية معناه مطلوب. فإذا جعلها المبرمج ” Yes ” فهذا معناه إجبار المستخدم على إدخال بيانات. و إذا جعلها ” No ” فهذا معناه عدم إجبار المستخدم على إدخال بيانات.

مثال

الخطوات:

1. نقف في حقل اسم الموظف في وضع الـ Design View.
2. ثم نجعل خاصية Required ” Yes ” هذا معناه أن المستخدم يجب إدخال الاسم في حقل ” اسم الموظف “.
3. للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.

Field Size

أي خاصية طول الحقل.

أولا استخدام الـ Field Size داخل الحقول النصية:

1. نقف أمام حقل ” الاسم ” و نتأكد أن نوعه Text.
2. ثم أمام Field Size نكتب 5.
3. للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.
4. نحاول إدخال بيانات اكثر من 5 حروف.

ثانياً استخدام الـ Field Size داخل الحقول الرقمية:

1. نقف أمام حقل المرتب و نتأكد أن نوعه Number.
2. تظهر الخصائص التالية:
   1. Byte: يقبل أرقام صحيحة فقط بحد أقصى 255 وهي قيمة و ليست عدد. مثال على ذلك ( 255 درجة، 255 جنيه ).
   1. Integer: يقبل أرقام صحيحة فقط و لا يقبل عشري. هذه الأرقام تتراوح بين -32767 و 32768.
   1. Long Integer: يقبل أرقام صحيحة فقط بدون حد أقصى.
   1. Single: يقبل أرقام صحيحة و أرقام عشرية. بحد أقصى 7 أرقام عشرية.
   1. Double: يقبل أرقام صحيحة و أرقام عشرية. بحد أقصى 15 أرقام عشرية.

Format

ويقصد بها تنسيق الأرقام.

Decimal Places

عدد الأرقام العشرية المسموح بها للمستخدم.

Input Mask

يقصد بقناع الإدخال هيئة أو شكل يستخدم في إدخال البيانات.

مثال

الخطوات:

1. نتأكد أن حقل ” رقم التليفون ” Text.
2. أمام خاصية Input Mask نكتب الأتي: 000-0000000 .
3. للتأكد نتحول من وضع الـ Design View إلى وضع الـ Datasheet View.

Indexed

أي خاصية مفهرس. و لها 3 احتمالات:

• No: أن يكون الحقل غير مفهرس.
• Yes (Duplicates Ok): مفهرس مع السماح بالتكرار.
• Yes (No Duplicates): مفهرس مع عدم التكرار.

• الحقل المفهرس هو حقل يسهل البحث بداخله.

مطلوب عمل الأتي:

إدخال 5 Records تمهيداً لعمل Query.

2- الاستعلامات Queries

الخطوات:

1. Queries   New   Design View  Ok.
2. تظهر نافذة ” Show Table ” حيث يوجد بها جميع الجداول الموجودة عندي في قاعدة البيانات.
3. اختار الجدول ثم Add ثم Close.
4. نلاحظ ظهور قائمة بالحقول موجودة أعلى الشاشة.
5. انزل الحقول إلى الشبكة الموجودة بأسفل الشاشة.
6. بفرض أننا نريد البحث عن المسلمين:
   1. نقف على حقل الديانة وفي صف آل Criteria نكتب ” Yes “.
   1. هذا معناه مطلوب البحث عمن يحملون الديانة ” Yes “.

3- مهارة رؤية نتيجة الـ Query

1. نفتح قائمة Query ثم نختار Run.
2. أو نضغط على الايكونة الموجودة بـ Query Design Bar.

4- مهارة حفظ الـ Query

1. نضغط على ايكونة Save لحفظ آل Query.
2. نغلق آل Query و نرجع إلى Database Window.

5- تمرين المحاضرة القادمة

1. إنشاء قاعدة بيانات جديدة باسم ” قاعدة بيانات المحاضرة الثالثة “
2. إنشاء جدول باسم ” جدول بيانات شخصية و مالية ” تصميمه كالأتي:

الاسم	Text
النوع	Yes/No
العنوان	Text
الديانة	Yes/No
الإدارة	Text
المرتب	Number
تاريخ التعيين	Date/Time

• على أن يتم إدخال بيانات 5 Records.
• يتم عمل استعلام تحديد ( Select Query ) باسم ” مسلمين ” للبحث عن المسلمين.
• يتم عمل استعلام تحديد ( Select Query ) باسم ” مسيحين ” للبحث عن المسيحين.
• مع مراعاة أن المسلمين يأخذون ” Yes ” و المسيحين يأخذون ” No “.