مفاهيم أساسية في نظم المعلومات
- النظام (System) : – هو مجموعة من المكونات ذات علاقات متداخلة مع بعضها تعمل في ظل قيود معينة لتحقيق اهداف وفي سبيل ذلك تقبل مدخلات وتقوم بعمليات لانتاج مخرجات .
- المدخلات : -هي مجموعة عناصر تم تجمعها لادخالها الي النظام ليقوم بتشغلها كابيانات .
- العمليات التشغيلية :- تتضمن عملية تحويل المدخلات الي مخرجات مثل تحويل البيانات الي معلومات .
- المخرجات :- هي عناصر التي ينتجها النظام مثل مخرجات نظم معلومات الناتجة من تشغيل البيانات .
- نظام المعلومات : – هي مجموعة من المدخلات و العمليات و المخرجات بهدف تصنيف البيانات وتحويلها الي معلومات تهدف لخدمة المنظمة .
- اهداف نظام المعلومات : معاونة الادارة في اداء وظائفها ولذلك تحدد كل منظمة اهداف نظام معلوماتها في ضوء انشتطها التي تمارسها وفي ضوء المستويات الادارية .
- خصائص نظام المعلومات
- البيانات هي مدخلات نظام المعلومات والمعلومات هي مخرجاتة والمعلومة تنتج تلبية احتياج الادارة
- ايجاد معلومات متكاملة علي مستوي المنظمة
- الاتصال بين الانظمة الفرعية ( مخرجات نظام تكون مدخلات نظام اخر )
- مراعاة العلاقة بيت قيمة المعلومات وتكلفة الحصول عليها ( يجب ان تتناسب تكلفة المعلومات مع القيمة المتوقعة من استخدمها )
- توقيت استخراج المعلومات : ( ان تقدم المعلومة في الوقت المناسب لمتخزي القرار سواء كانت دورية او في وقت معين خاص بموقف غير متكرر)
- اتجاة النظام لخدمة احتياجات الادارة ( اي نظام معلومات يهدف لتلبية احتياجات الادارة من المعلومات مثل نظام الاجور و مرتبات )
- الهيكل العام لأي نظام معلومات
- دورة نظم المعلومات في الادارة ( هي خدمة الادارة للقيام بأعمالهم مثل مساعدة المدير في التخطيط و التنظيم و الرقابة و التوجية – و في المنشأة تقوم نظم المعلومات بتوفير المعلومات عن العاملين – التمويل – التسويق – الانتاج – المشتريات – المخزون – الحسابات ) وتشترك نظم المعلومات
- وظائف نظم المعلومات في الادارة : –
- جمع البيانات ( وتصنفها )
- تصنيف البيانات الي مجموعات متجانسة
- تخزين البيانات و المعلومات لحين الحاجة اليها
- معلجة البيانات وتحولها الي معلومات
- توفير المعلومات في الوقت المناسب
- تحديث البيانات ومنع التكرار
- وظائف نظم المعلومات في الادارة : –
- خصائص البيانات الجيدة
( عدم التحيز – ان يكون علاقة بالهدف الذى جمعت من اجلة – المصداقية لمصدر البيانات – الدقة و الوضوح – ان تقدم في الوقت المناسب ) .
- معالجة البيانات : هي عمليات تجري علي البيانات لتحويلها الي معلومات
- معالجة المعلومات : هي عمليات تجري علي المعلومات لتحويلها الي قرارات واجراءات للتنفيذ
العلاقة بين البيانات و المعلومات
- تصنيف المعلومات
- معلومات محددة (مثل عدد العاملين ) معلومات غير محددة ( مثل ارضاء العملاء ) لايمكن قياسها
- معلومات رقابية ( وهي تبين مدي الانحراف عن الخطط الموضوعة – بيانات اخبارية مثل عدد اوامر الشراء
- معلومات استراتيجية ( مثل معلومات اقتصادية عن المنافسة و معلومات تشغيلية مثل عدد الوحدات المنتجة )
- معلومات داخلية و خارجية
- معلومات ادارية ومالية
- معلومات دورية وغير دورية
- معلومات رسمية ( وهي تجمع من مصادر رسمية ومعتمدة مثل تقارير الانتاج اليومي ) وغير رسمية ( مثل الاراء الشخصية و الراي العام )
- مصادر المعلومات مصادر داخلية : تتمثل في الاشخاص و الادارات داخل المنظمة من العاملين او المديرين ومن امثلتها ( الاجور – عدد العاميلن – التكاليف )مصادر خارجية : تتمثل في العملاء الموردين المنافسين ومن امثلتها ( دخل الافراد – الدخل القومي – معدل التضخم )
- المعلومات التي يحتاجها المدير ؟
يحدد احتياجات كل فرد في المنظمة طبقا للمستوي الاداري فالمستويات الادارية العليا تحتاج الي معلومات داخيلية موجزة وايضا خارجية مرتبطة بأنشطة المنظمة و المستوي الاداري الادني يحتاج الي معلومات داخيلية تفصيلية مرتبطة بالمعاملات اليومية
- خصائص المعلومات الجيدة
( التوقيت – الوضوح – القابلية للقياس – الدقة – الملائمة – المرونة – الشمول – سهولة وسرعة الحصول علي المعلومة )
- وظائف نظام المعلومات : وهي تنقسم الي خمس مهام رئيسية
( تجميع البيانات – معالجة البيانات – انتاج المعلومات – ادارة البيانات – رقابة وامن البيانات )
اولا جمع البيانات :- وهي جمع البيانات من مختلف المصادر ( داخلية – خارجية )
الانشطة التي تتضمنها وظيفة جمع البيانات
- تسجيل البيانات : اول خطوة بعد جمع البيانات هي تسجلها ومن وسائل تسجيل البيانات ( اوامر الشراء – طلبات البيع – الفواتير ) تسجيل البيانات علي الحاسب الالي مثل الاسطوانات وتسجلها بواسطة لوحة المفاتيح المباشرة .
- ترميز البيانات : يستخدم لجعل البيانات اكثر ملائمة للتشغيل وايضا لاختصار البيانات بأستخدام اكواد متفق عليها مما يؤدي لتوفير الوقت مثل الترميز الرقمي او الابجدي
- تصنيف البيانات : وهي تقسيم البيانات الي مجموعات متجانسة
- تنقية البيانات : وهي مراجعة البيانات والتأكد من صحتها وارتبطها بالموضوع الذي جمعت من اجلة
- تحويل البيانات : هي تحويل البيانات المكتوبة علي نماذج لدخولها الي النظام الالي تمهيد لاجراء عمليات التشغيل والحصول علي معلومات .
ثانيا معالجة البيانات : – بعد جمع البيانات تصبح جاهزة لعمليات التشغيل وتتكون من عدة انشطه منها
- فرز البيانات : وهي عملية ترتيب البيانات ( ابجدي – عمر )
- حساب البيانات : وهي اجراء العمليات الحسابية علي البيانات التي تم تجمعها مثل ( ضرب نسبة العمولة * المبيعات )
- تلخيص البيانات : وهي تركيز البيانات للوصول الي معلومات موجزة ملخصة في صورة اجماليات .
ثالثا انتاج المعلومات : ان الهدف الاساسى لنظام المعلومات هو انتاج المعلومات وتكون في صورة تقارير او روسمات بيانية او اي شكل اخر .
رابعا ادارة البيانات : وتشمل الي ( تخزين البيانات – صيانة البيانات ” تحديث – تعديل – حذف ” – استرجاع البيانات )
خامسا رقابة وامن البيانات : يقصد بها حماية البيانات من التغير او السرقة او المسح ( مثل عمل كلمة مرور لحماية الملفات )
